Jak vše zvládat? GTD + Pomodoro

Efektivita, výkonost a kreativita. Klíčové pojmy, které musí zajímat každého, kdo nepracuje jen „u pásu“ (účetní prominou, ale také dělají na výrobním pásu čísel a datumů1 uzávěrek). Metoda Mít vše hotovo (GTD) mi usnadnila udržení si pořádku v hlavě, Pomodoro mi pomádá udržet časové úseky soustředění se na jednu činnost. A přiznám se, že pomodoro hodně bolí.

Mít vše hotovo

[Radši používám zkratku GTD (Getting Thing Done), než českou verzi MVH.]

GTD jde tak trochu proti duchů manažerských pouček o time managementu, kde se lektoři snaží své studenty „umlátit“ přesnými časovými plány, diáři zaplněnými schůzkami a termíny. GTD na to jde z jiné strany.

Informace, informace, informace. Valí se ze všech stran a je potřeba si je nějak archivovat, katalogizovat. GTD tak trochu popírá i běžnou tezi o blbcích, kteří si nic nepamatují“. Konečný termín na projekt je snad poslední věc, které mě při GTD zajímá, ale zajímají mě úkoly, které potřebuji splnit k dokončení projektu. Jinými slovy, napsat administrátorský nástroj pro mzdový software do mm.dd.rrrr je velký projekt, když si jeho funkcionalitu rozdělím a jednotlivé funkce ještě dále podělím na menší bloky (třeba archivace mezd znamená výběr adresáře odkud, adresáře kam, dump databáze, seznam archivovaných souborů, zpracování jejich streamu, uložení archivu, zápis do logu), tak získám dlouhý seznam kroků, který není tak demotivující, jako konečný datum s názvem projektu. Je méně demotivující, protože se rychle odškrtává a ulevím mozku od nutnosti pamatovat si potřebné i splněné kroky.

Ano GTD fakticky učí, že to co nelze zpracovat do 2 minut (vyřídit telefon se zákazníkem), je nutné archivovat, zpracovávat, či si dožádat doplnění informací. A to bez snahy si udržet vše v paměti, jelikož se používá externí archiv, takže mozek má více kapacity na myšlení, když nemusí udržovat „paměťový bordel“. Zjednodušeně řečeno.

Pomodoro

Multiasking, neboli současné dělání více věcí naráz, člověk prostě dobře nezvládá. Počítač vlastně také ne, jen umí mezi krátkými časovými segmenty (jež přiděluje jednotlivým úlohám) přepínat tak rychle, že máme pocit jejich paralelního běhu. Pochopitelně jsem opominul vícejádrové/vícevláknové mikroprocesory, protože lidský mozek na vědomé úrovni jednovláknový je.

Pomodoro je jedna z agilních technik, jdoucích proti současnému trendu dělat vše naráz. Čas se segmentuje podle toho, jak udržíte pozornost, po tomto intervalu následuje pauza, a cyklicky se jede jeden interval za druhým. Mě funguje 30 minutový segment. V intervalu dělám jednu jedinou věc, na kterou se soustředím, ignoruji kecálka, dožadujícího se pozornosti, leč bohužel nemohu ignorovat telefony. Maily a kecálka vyřídím v pauzách. Střídají se pauzy 5 minutové a 15 minutové. Když vidím, že jsem do pěti minut od cíle, tak segment neukončím, ale pokračuji a pak se odměním trochu delší pauzou.

Dělení, které jsem napsal funguje mě a nemusí být přenosné, někomu může vyhovovat 2×20 minut soustředěné práce, s 5 minutovým předělem, následované třeba 15 minutovou pauzou.

Stále se učím

Skočil jsem do vlaku organizace času, poznámek a nepřepínání (mezi úlohami) pozdě. Stal jsem se fakticky synonymem pro nespolehlivost. Nápadů plná hlava, elánu na rozdávání, ale schopnost vše udržet v paměti a nepřeskakovat z věci na věc nebyla. Je to práce a ta práce tak trochu bolí, jenže výsledky se začínají dostavovat.

1/ Jazykoví poristé prominou, vím, že by se mělo používat slovo dat, jenže coby počítačník musím rozlišovat data (hodnoty) a data (časové údaje), takže radši mírně nekorektní slovo, než pojmovou nejasnost.