Zefektňujeme využití času: Pomodoro

Umět pracovat efektivně není úplně triviální úkol. Úplné soustředění na úkol je mozek schopný zvládat asi 25 minut. Zřejmě nejsem jediný, kdo svou pozornost u počítače neupíná jen na pracovní úkoly, ale chaoticky přepíná mezi dalšími zájmy. Pomoci může technika Pomodoro.

Jak při takovém multiaskingu vypadá efektivita práce asi není nutné komentovat. Dělám toho mnoho a vlastně nedělám nic, protože se nesoustředím v jednu chvíli na jednu věc. Ano samozřejmě že některá přerušení práce nelze úplně ingorovat (volající zákazník, zvonící pošťák) a určitě nebude žádný zaměstnavatel vyžadovat 100% koncentraci na pracovní úkoly po celé trvání pracovní doby, pokud děláte psychicky náročnou práci, protože to prostě nejde. Řešení je snadné, pracovní dobu podělit na rozumně krátké bloky, ty oddělit krátkými pauzami na odreagování, prohození několika slov s přáteli/kolegy a pak se zase další časový úsek soustředit jen na jediný úkol.

Idea vypadá pěkně, ale jak vše ohlídat bez přepínání úloh v hlavě sledováním času, a jak dlouhé nastavit bloky soustředění na jednu činnost?

V prvním odstavci tohoto blogspotu jsem napsal čas jak dlouho je schopen mozek běžného člověka udržet soustředěnou pozornost na jeden úkol. Ten čas je 25 minut, tj. necelá půl hodina. Takže na jeden úkol je vhodné se soustředit 25 minut, nenechat se za žádných okolností vyrušovat, a posléze si dát 5 minutovou minipřestávku v nichž si „orazím“. Tím je pracovní čas podělený na 30 minutové bloky, ne všechny se ale využijí na práci.

Po 2 hodinách, tj. 4 pracovních blocích, z nichž jsem ten poslední investoval na vyřízení mailové korespondence, eventuálně na skouknutí novinek v RSS, si nedám pauzičku trvající 5 minut, ale protáhnu ji na 15 minut. Za žádnou cenu nelze vynechat ani tu 5 minutovou pauzu, jedině v případě že mám jednání.

Co s blokem během nějž dokončím úkol, na nějž jsem měl blok vyhrazený? Vhodné bude nesnažit se hned začít pracovat na řešení dalšího úkolu, ale nechat čas do konce bloku prostě volný. Vznikne tím prostor pro utřídění myšlenek na minulou práci, třeba si vzpomenu na něco co jsem zapoměl udělat a také mi nebude práce na dalším úkolu přetržena hned na počátku. Rozhodně hlavě prospěje, když bude mít chvíli vypnuto. Na druhou stranu, přehnané lpění na dodržení bloků času, když k dokončení práce chybí evidentně pouze 2 minuty je také naprostá hloupost, prostě se pauza o malinký kousek posune.

Krásná teorie, ale jak pohlídat těch 25 minut bez přepínání mezi úlohami práce a hlídání času? Metoda se jmenuje „Pomodoro“ tj. italsky rajče, podle kuchyňské minutky, která je údajně většinou ve tvaru rajčete. Ale já jsem počítačník a tak chci počítačové řešení, eventuálně díky mému vztahu k bastlení bych si nějaký upozorňovací nástroj mohl postavit, třeba s využitím populárního časovače 555.

Programů na metodiku Pomodoro jsem moc nenašel:

  • pokud nemáte problém s aplikacemi běžícími nad Adobe AIR, nabízí se  Focus Booster (jeho zkratka je stejná jako FaceBooku :D), který se mi opravdu líbí protože tikot hodinového strojku dává uživateli dostatečně najevo, že by měl pracovat.
  • Několik svobodných programů jsem našel na Sourceforge.net (dost zamlouvá PomOL pro Outlook, který používáme jako standardní program na firemních počítačích).
  • Další programy si uživatel může najít na internetu, ale zatím jich evidentně mnoho není.

Metoda Pomodoro se mi zatím osvědčuje, samozřejmě že ne vždy a za všech okolností, prostě jsou úkoly, které nelze řešit v takovýchto časových oknech. Třeba návrh databáze patří mezi ty, kde je lepší hledat souvislosti a normalizace v uměle nepřerušovaném čase.

Hlavní zdroj informací o Pomodoro najdete na stránkách The Pomodoro Technique. Pokud používáte i techniky „mít vše hotovo“, a máte dost sebekázně, nakročili jste k tomu úspěšně zvládat úkoly, jež jsou před Vámi.